Hallo Leser,

ich beginne heute mal mit einer Frage.

Wie nutzt Du deine Zeit am effektivsten?

Die Antwort ist recht einfach :“Tue das was wichtig ist, und nicht was dir wichtig erscheint.“

Doch das ist gar nicht so einfach -> unser Gehirn spielt uns oft einen Streich und lässt unwichtige Dinge … wichtig erscheinen. Na sowas aber auch 🙂

Vor einigen Jahren habe ich in einem Führungskräftetraining das Paretoprinzip vorgestellt bekommen. Viele sagen auch dazu die 80 / 20 Regel. Anfangs habe ich das ganze Prinzip verstanden, jedoch nicht gewürdigt … jetzt hilft es mir tagtäglich. Und immer wenn ich mich in Richtung Zeitmanagement oder Ergebnisorientierung fortbilde, stolpere ich über dieses Prinzip. Es sagt aus, dass von einem kleinen Teil (20) der Arbeit oder des Aufwandes ein großer Teil des Ergebnisses (80) kommt.

20 % Einsatz ergeben 80 % des Resultates um es einfach mal in Zahlen auszudrücken.  Hier einmal ein paar Beispiele aus verschiedenen Bereichen:

  • 20% der Kunden generieren 80% des Gewinns
  • Von allen Menschen, die Du insgesamt anrufst, sprichst Du 80% der Zeit mit nur 20% davon
  • 20% der Mitarbeiter eines Unternehmens sind für 80% der Krankheitstage verantwortlich
  • 80% der Zeit trägst Du nur 20% Deiner Sachen im Kleiderschrank
  • 80% der Aktiengewinne, gehen an 20% der Anleger
  • 20% der Mitmenschen, verursachen 80% der Probleme, Streitereien etc.

Verrückt – nicht wahr? Ich glaube es gibt noch viel mehr dieser Beispiele. Doch was bedeutet das für dich und dein tägliches Leben?

Wenn Du dir dieses Prinzip bewusst machst, dann können einige Dinge in weniger Zeit erledigt werden und trotzdem zum größten Teil. Ich habe einfach mal ein paar Beispiel für dich rausgesucht:

1. Veränderung im Arbeitsbereich

Ein gutes Beispiel ist hier der „Zeitdruck“.

In der Firma in der Du arbeitest, wird in der Verkaufsabteilung eine komplett neue Produktgruppe eingeführt. Die Angestellten im Verkauf hatten mit dieser Produktgruppe bisher noch keinen Berührungspunkt.

Situation 1: Du hast 30 Tage um deine Mitarbeiter darauf vorzubereiten und zu schulen. Das bedeutet, Du kannst ein Training erarbeiten, es planen, durchführen und dabei auftretende Fragen beantworten.

Situation 2: Du hast jetzt nur noch genau 2 Tage für diese Veränderung. Hier bleibt nur die Zeit um die Mitarbeiter zu informieren, dass eine neue Produktgruppe eingeführt wird. Die wichtigsten Informationen kannst du Ihnen auch noch zukommen lassen bzw. erklären. Zusätzlich wirst du es schaffen, dass ein einfaches Handout bzw. Übersicht als Hilfe erstellt wird. Aber das war es dann schon – zu mehr ist keine Zeit mehr.

In der Situation 2 läuft natürlich am Tag der Einführung der Produktgruppe nicht so reibungslos ab und Du muss bestimmt noch 3 Tage Vollzeitansprechpartner für dein Team sein – es kommen automatisch eine Menge Fragen. Jedoch hast du mit einem kleinen Einsatz einen großen Teil des Ergebnisses erreicht, wofür du vorher 30 Tage Zeit hattest. Am Ende hast du (notgedrungen) einige Tage gespart. Selbst in den 3 Tagen, an denen du Vollzeitansprechpartner bist, wirst Du merken dass 80% der Anfragen deiner Mitarbeiter zu 20% der neuen Produkte kommen. Wenn du für diese 20% der Nachgefragten Produkte für deine Mitarbeiter ein Werkzeug (Übersicht, FAQ, …) bereit stellst, dann ist das Ergebnis am Ende der 30 Tage mindestens gleichwertig. Nur dass viel Zeit gespart wurde …

Die Grunddevise hierbei heißt: „Fang an und korrigiere auf dem weg!“

2.) Überraschender Besuch

Ähnlich sieht es im privaten Bereich aus. Stell dir mal vor es hat sich kurzfristig Besuch angekündigt. Normalerweise brauchst Du mindestens 2 Stunden um den kompletten Haushalt in Schuss vorzeigbar zu bringen. Doch der Besuch kommt schon in einer knappen halben Stunde. Ich könnte wetten, dass Du in dieser Zeit den Haushalt auch in Schuss bekommst … natürlich nicht perfekt. Jedoch so „perfekt“, dass es für den Besuch (und auch für dich) keinen großen Unterschied macht.

Mein Tipp: Wenn Du dir vor dem nächsten Aufräumen einfach Mal ein knappes Zeitziel setzt und dann so tust, als würde Besuch kommen. Stelle einfach ein Viertel der Zeit auf eine Küchenuhr ein und leg los. Ist die Zeit abgelaufen, dann ist Schluss und du nutzt die restliche Zeit für dich, deine Familie oder Freunde.

3.) Langzeittelefonate

Beim Telefonieren ist es ähnlich. Kennst Du die Telefongespräche, die manchmal 2 Stunden dauern? Eigentlich wolltest Du nur 2 bis 3 Dinge (kurz) besprechen oder in Erfahrung bringen … doch am Ende kennst du den neuesten Tratsch der Umgebung und noch 100 Sachen mehr. Ich denke, dass 80% der besprochenen Sachen dich nur 20% wirklich interessieren bzw. weiterbringen, oder was meinst Du?

Tipp: Schreibe dir die 2-3 Punkte auf, die der eigentlich Grund deines Anrufs sind. Wenn diese besprochen … komme elegant und zügig zum Ende. Natürlich höflich 🙂

4.) Gesunde Lebensweise …

… ist ein Thema, was auch mit dem Prinzip angegangen werden kann. Wenn du nur 20% deiner Ernährung und deiner Bewegung „umstellst“, dann wirst du 80% Fortschritte erzielen. Interessant – Hierzu mache ich in den kommenden Tagen noch mal einen eigenen Blogbeitrag.

5.) Gefahr bei höheren Geschwindigkeiten

Hier handelt es sich nicht konkret um das 20 / 80 Prinzip. Jedoch zeigt dieses Beispiel hier, dass 20% weniger Geschwindigkeit am Ende viel ausmachen können.

Der Bremsweg bei einer Geschwindigkeit von 200 km/h beträgt ca. 172 Meter. Verringerst Du die Geschwindigkeit um 20% auf 160 km/h, dann benötigst Du nur noch 110 Meter zum Bremsen. 20% weniger Geschwindigkeit machen 37% weniger Bremsweg. Somit wenig Einsatz, doch viel mehr Sicherheit.

6.) Entscheidung beim Autokauf

Sehr oft werden beim Autoverkauf verschiedene Motor und Leistungsvarianten angeboten. Die Käufer entscheiden sich meist doch für die mittlere oder große Leistungsvariante. Wusstet Ihr, dass dieser Unterschied der Mehrleistung zu nicht mal 20% genutzt wird … und ich könnte wetten 80% der Leute haben davon keine Ahnung. Hehe – dieses Beispiel war eher ein Spaß und basiert nicht auf dem Paretoprinzip. Jedoch sollten 20% des Beitrage schon eher spaßig sein, oder? 🙂

2 Wichtige Anmerkungen zum Paretoprinzip habe ich noch für dich:

  • Die eingesparte Zeit solltest du nicht komplett nutzen um noch mehr zu schaffen, sondern eher für Dich und deine Lieben. Wenn du die gesparte Zeit zu 100% in neue Aufgaben steckst, dann wirst du auf Dauer ausbrennen.
  • Es gibt immer Aufgaben, die zu 100% angegangen werden müssen. Nicht alle kannst Du „verParetoEn“. Deshalb ist es vorher wichtig sich selbst die Frage zu stellen, was es für Auswirkungen hat wenn das Projekt / die Aufgabe nicht 100% perfekt erfüllt wird. Diese Überlegung ist sehr wichtig. Auf der einen Seite wirst Du merken, dass vieles was Dir wichtig erscheint und es nicht ist. Auf der anderen Seite erkennst du dann die 20% der Dinge, die wirklich wichtig sind … und die haben es dann verdient 100% der Aufmerksamkeit zu bekommen.

Viel Spaß paretoen

Christian

 

 

 

 

4 thoughts on “Das Paretoprinzip – nix für Perfektionisten

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