Dauerstress besiegen und Burnout vorbeugen

Spätestens wenn dir der Airbag knallend ins Gesicht schlägt, wird dir klar du hättest du Nachricht auf dem Smartphone nicht lesen sollen. Zwei Dinge auf einmal – das geht nun wirklich nicht. Auch wenn viele Menschen in Vorstellungsgesprächen freudestrahlend erzählen, dass sie Multitasking fähig sind, sind sie es nicht, sie lügen. Die Illusion verschiedene Dinge gleichzeitig zu tun, lässt viele Multis zusätzlich glauben, besser zu sein. Oft endet jedoch diese Art von praktizierten Glauben in Ineffizienz, höheren Fehlerquoten und absoluten Stress. Multitasking kann tödlich sein, tödlich für deinen Seelenfrieden, deine Ergebnisse und tödlich für dein Leben, wenn das Smartphone genutzt wird während das Auto gesteuert wird.

Ich möchte dir mit dem Beitrag heute zeigen, dass ein Umdenken notwendig ist. Das verstaubte Monotasking erlebt derzeitig eine Renaissance. Zu Recht meiner Meinung nach, da es effizienter ist, die Resultate am Ende des Tages sind besser und der Stress-Level deutlich niedriger. Was im ersten Moment nach einer lahmen Arbeits –und Lebensmethode klingt, verkörpert beim zweiten Blick genau das Gegenteil.

Multitasking 2017

Telefonieren, Mails checken, Fragen beantworten. Beim „multiplen tasken“ geschieht alles in einem Moment um Zeit zu sparen. Selbst beim Abendbrot wird gegessen, nebenbei TV geschaut und Kurznachrichten zusätzlich beantwortet. Sogar auf den Weg zur Arbeit sehe ich viele Menschen, welche laufen, auf ihr Smartphone schauen und denken, dass sie nebenbei das Verkehrsgeschehen im Griff haben. In fast allen Lebensbereichen ist das Multitasking nicht wegzudenken.

Dabei gibt es richtiges multitasken gar nicht. Es bedeutet, dass Dinge gleichzeitig passieren, was nicht mit unserer Konzentrationsfähigkeit vereinbar ist. Du kannst dich nicht auf zwei Sachen gleichzeitig voll konzentrieren. Das Nachrichtenlesen während deiner Autofahrt zeigt dies am deutlichsten, auch wenn du denkst beides unter Kontrolle zu haben, ist es eher ein ständiges Hin und Her Wechseln. Nachricht, auf die Straße schauen, wieder Nachricht, auf die Straße schauen, bremsen, anfahren, Nachricht lesen, … Was als Multitasking bezeichnet wird ist ein ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeiten. Ich unterscheide dabei wie folgt:

  • Ständiges Wechseln zwischen vielen Tätigkeiten in hoher Frequenz ist Multitasking
  • Niedrige Frequenz zwischen wenigen Tätigkeiten oder einer Aufgabe ist mit der Bezeichnung Monotasking am besten beschrieben

Dein Gehirn benötigt für jeden Wechsel zwischen zwei oder mehreren Aufgaben Zeit. Somit sind hohe Frequenzen richtige Zeitfresser. Sie sind gar hinterhältig, da die benötigte Zeit oft nur einen Augenblick benötigt, doch auf Dauer summieren sich auch Augenblicke zu einer Ewigkeit. Zusätzlich dauert es immer eine Weile bis du in einer Aufgabe drin bist. Angenommen du schreibst an einem Buch, dann solltest du dich erst mal konzentrieren um in einen Textfluss zu kommen. Eine weitere Aufgabe nebenbei bzw. Störung bringt dich aus dieser Konzentration (dem Flow) heraus, wirft dich zurück. Der berühmte Sägezahneffekt schlägt zu.

Im schlimmsten Fall bist du den ganzen Tag unter Stress, schwer am Arbeiten, hast dennoch das Gefühl nichts geschafft zu haben. Multitasking kann unzufrieden machen, da der Zeit und Nerven-Einsatz in keinem Verhältnis zum Ergebnis steht.

Ein großer Denkfehler besteht darin sich dazu hetzen zu lassen Dinge gleichzeitig zu tun. Oft fehlen das Selbstbewusstsein und die Entscheidungsfähigkeit eines nach dem anderen zu machen, konsequent Prioritäten zu vergeben. Meiner Meinung nach macht ständiges Multitasking kaputt und brennt dich langsam aus.




Was ist Monotasking?

Monotasking ist eine Art Minimalismus für den Körper im Rahmen deiner Zeit. Hierbei geht es darum eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Begebe dich auf eine Reise aus einer ungeordneten stressigen Zeit zu einem geordneten Zeitstrahl. Ich finde es immer wieder beeindruckend, wie Menschen einen absolut aufgeräumten Lebensraum haben, doch Ihre Zeit und Aufgaben erleben wie ein Tischtennisball ein ewiges Hin und Her.

Das Prinzip hierbei ist extrem einfach. Es spielt dabei überhaupt keine Rolle wie viele Aufgaben du erledigen möchtest, du konzentrierst dich auf eine davon. Ihr widmest du die volle Konzentration und stellst sie fertig. Alle weiteren Aufgaben müssen warten. Auch wenn das sehr ineffektiv klingt, verkürzt sich die Bearbeitungszeit dieser einen Aufgabe um bis zu 40%. Ich erlebe diese Effektivität fast täglich auf Arbeit. Beim Schreiben eines umfassenden Textes sorge ich dafür, dass mein Mail-Programm geschlossen ist und ich ignoriere Anrufe und Anfragen (so gut es geht). Dabei bin ich deutlich schneller als im Multi-Modus und das Ergebnis ist qualitativ deutlich höher. Zusätzlich merke ich, dass meine Fehlerquote deutlich sinkt. Jede erledigte Aufgabe macht zufrieden und gibt Schwung für die nächste.

Möglicherweise kannst du dir diese Vorgehensweise nicht für deinen Beruf bzw. Alltag vorstellen. Dies basiert darauf, dass du es nicht anders kennst und noch nie probiert hast. Die Kraft des Monotaskings entfaltet sich im TUN. Wie beim Schwimmen lernen schnappst du anfangs nach Luft, wedelst hektisch mit deinen Armen um dich über Wasser zu halten, später jedoch bewegst du dich Armzug um Armzug voran und das nicht gerade langsam. Monotasken ist oft ein Sprung ins kalte Wasser. Zum Thema passend habe ich ein witziges Video, doch mit ernsthaften Hintergrund gefunden. Klicke auf Play um es anzuschauen.

8 Schritte zu deinem  Monotasking

Den Tag richtig beginnen

Entscheidest du dich deinen Tag nach Mono-Prinzip zu leben, dann denke gleich zu Beginn an dich selbst. Meist entreißt dich der Wecker des Bettes ohne Zeit für dich zu lassen. Ich habe vor ein paar Tagen das Buch „Miracle Morning“* gelesen und mich anstecken lassen. Der Trick besteht darin, dass ich nun eine Stunde eher aufstehe und diese gewonnenen 60 Minuten für mich nutze. Dazu gehört meinen Sport zu machen, dehnen entspannen und meditieren, mein Erfolgs und Ziel Journal zu schreiben und den Tag würdevoll zu beginnen. Diese Vorgehensweise senkt meinen Stress-Level merklich und das Gefühl schon vor dem eigentlichen Tagesstart etwas geschafft zu haben, ist unbeschreiblich toll. Es sorgt für Selbstbewusstsein, Schwung und ich fühle mich den ganzen Tag wacher.

Den Tag planen

Fange anschließend an deinen Tag grob zu planen. Suche die EINE Aufgabe, welche du im privaten Bereich bewältigen möchtest. Dann DIE Aufgabe fürs geschäftliche oder den Job. Plane zusätzlich etwas für dich belohnendes bzw. wertschätzendes zum Tagesende, etwas worauf du dich freust. Bei deiner Arbeit angekommen checkst du Mails und Aufgaben, sortierst sie und planst die Reihenfolge der Abarbeitung. Nachdem du deine  Aufgaben notiert hast, heißt es mit ihrer Bearbeitung zu beginnen. Nicht lange grübeln ob es eine möglich bessere Reihenfolge gäbe oder Zweifel deine Zeit auffressen zu lassen.

Unterbrechungen eliminieren

Das wichtigste Element ist das alle möglichen Störfaktoren zu beseitigen. Dein Smartphone möchte lautlos sein, deine Mailbox geschlossen, alles was aufpoppt und ablenken kann … schließen. Mir ist bewusst, dass dies ungewöhnlich, fast schon unmöglich, klingt – mache es dennoch! Du musst nicht den ganzen Tag offline sein, doch für die nächste Aufgabe sind alle Störfaktoren zu beseitigen. Viele Aufgaben dauern meist zwischen 15 und 30 Minuten bei konzentrierter Bearbeitung. Diese Zeit kannst du in den meisten Fällen ohne Erreichbarkeit überleben. (schmunzel) Besonders im privaten Bereich ist diese Denkweise sehr effektiv. Ich kann mich erinnern wie ich vor einigen Jahren meine Steuererklärung gemacht habe. Meistens dauerte es ein Wochenende um alles zusammenzusuchen und auszufüllen. Schuld waren viele Ablenkungen (Facebook, Messanger, …). Die letzte Erklärung dauerte keine drei Stunden, da ich mich komplett abgeschottet hatte und einzig mich um die Steuer kümmerte. Sich auf eine Sache zu konzentrieren ist wahrhaft effizient.

Schreibe dein Gedanken und Stress weg

Nachdem die externen Störfaktoren eliminiert wurden, heißt es den internen Störungen den Kampf anzusagen. Interne Störungen sind Sorgen, ablenkende Gedanken oder Ideen. Besonders kreativen Menschen fliegen Einfälle nur so zu. Leider kannst du nichts dagegen tun, dass solche Ideen kommen, doch dass sie gehen liegt in deiner Hand. Mit dem Trick des Aufschreibens bleibt dein Kopf frei. Dazu empfehle ich dir immer einen Notizzettel oder ein Journal griffbereit liegen zu haben. Ich möchte hier mal bewusst Werbung machen, da ich seit Jahren Fan von sogenannten Bullet Journals bin (Stichpunkt und Notizbüchern). Hierbei schwöre auf die tollen Notizbücher von Leuchturm 1917*. Wertige Notizbücher für meine wertvollen Gedanken. Solltest du auf der Suche nach hochwertigen Bullets Journals sein, dann klicke hier* und wirf einen Blick in das Leuchtturm Sortiment.

Im Moment wo dir ein solcher Ideen-Gedanke kommt, schreibst du ihn ganz fix auf. Anschließend widmest du dich sofort deine Aufgabe. Dieses Aufschreiben ist wie als wenn du den Gedanken für später ablegst. Ich gebe zu es bedarf ein wenig Übung, nach kurzer Zeit hilft dir dieser Trick deine Gedanken frei zu halten und dein Monotasking effizient durchzuführen. Übrigens klappt dieser Trick auch bei Einschlafproblemen. Sorgen und Gedanken in das Buch und dann schläft es sich viel besser ein. Glaubst du nicht? Probiere es aus oder wirf einen Blick in den Artikel „Einschlafprobleme – Tipps für besseres Einschlafen“.

Menschen darüber informieren

Informiere die Menschen in deiner Umgebung darüber, dass du die Aufgaben nach neuen Prinzipien erledigst. Erläutere ihnen, dass eine Sache nach der anderen erledigt wird und du somit nicht dauerhaft erreichbar sein wirst. Erzähle, dass du so effizienter bist und es auch positive Auswirkungen auf deine Gesundheit hat. Schnell gewöhnt sich deine Umgebung an dich, auch wenn du damit etwas Besonderes bist.

Pausen nicht vergessen

Wie am frühen Morgen benötigst du Zeit um dich zu ordnen, dir etwas Gutes zu tun und Ablenkung zu genießen. Ich habe mir von einem Insider sagen lassen, dass man dies „Pause“ nennt. (schmunzel) Plane und nehme genügend Pausen. Für mich ist es effizient bei konzentrierter Arbeit spätestens nach zwei Stunden eine geplante Unterbrechung zu nehmen. Dabei heißt es den Ort komplett zu wechseln, am besten raus an die Luft und bewegen. Jahrelang habe ich Pausen unterschätzt, nebenbei einfach als zweitrangig abgestempelt, bis ich gelernt hatte, dass ich nach einer Unterbrechung viel konzentrierter bin. Eine Pause kann sich rechnen, also rechne bitte auch mit ihr.

Nein sagen

Auch wenn es schwer fällt, solltest du nicht zu allen (weiteren) Aufgaben blindlings ja sagen. Das geordnet-durch-den-tag-gehen sorgt für eine bessere Zeit-Einschätzung. Du kannst nach einigen Tagen Monotasking super abschätzen was du schaffst, wie viel Zeit du brauchst. Sollte deine Agenda voll sein, der Tagesplan keine Luft mehr lassen, dann sage NEIN dazu, dass weitere Aufgaben zeitnah erledigt werden können. Die ich-schaffe-das-doch-noch-irgendwie Einstellung kann dazu führen, dass dein Tag so durcheinander gewürfelt wird, so dass du wieder ins stressige Multitasking verfällst. Dann ist es besser ehrlich zu entgegnen:“Nein, ich schaffe die Aufgabe heute nicht mehr. Ich kann dir anbieten sie bis morgen Abend erledigt zu haben.“ Denke dennoch daran Pufferzeiten einzuplanen, da es immer wieder Aufgaben geben wird, wo ein Nein nicht akzeptiert wird. Für mich sind das pro Tag zirka 1,5 Stunden. Das gute an diesen Zeiten ist für mich, dass sie zu Lebenspausen werden, wenn sie nicht benötigt werden.

Monotasking Umgebung

Richtig effizient wird es, wenn du deine Arbeitsumgebung auch dem Mono-Stil anpasst. Alle unnötigen Ablenkungen gehören entfernt, dein Arbeitsplatz so leer und aufgeräumt wie möglich. Besonders stapelweise Papier und Akten gehören nicht in den Arbeitsbereich, wenn sie nicht mit der aktuellen Aufgabe zu tun haben. Deaktiviere alle Signale für eingehende Nachrichten. Dazu gehört auch die kleine Sprechblase von Outlook, welche eine eingehende Mail anzeigt. Sorge für ausreichend Wasser auf deinem Platz – der Gang zum Wasserspender kann schon mal recht lang dauern, wenn du einigen Kollegen dabei über den Weg läufst.

Achte weiterhin, dass du dich wohl fühlst. Ein paar persönliche positive Bilder, die Lieblingspflanze oder ein motivierender Kalender helfen dir deinen Schreibtisch angenehm und individuell erscheinen zu lassen.

Fazit:

Es ist nicht schwer auf Monotasking zu wechseln, da es der menschlichere Arbeitsablauf ist. Eins nach dem anderen zu tun ist am Ende effizienter, wenn es konsequent gelebt wird. Vor allem senkt es unwahrscheinlich deinen (gefühlten) Stresslevel und sorgt für eine bessere Gesundheit. Was mir dabei sehr gut gefällt ist das zufriedenere Gefühl mehr geschafft zu haben. Probiere es einfach mal aus!

Weniger Stress und mehr Erfolge wünscht dir

Christian

2 thoughts on “Dauerstress besiegen und Burnout vorbeugen mit Monotasking – meine Tipps

  1. Hallo Christian,
    toller Artikel! Ich setze das meiste davon schon um – oder versuche es zumindest.
    Ich habe auch einen kleinen Timer (digitale Küchenuhr mit Piepser) zwischen meiner Tastatur und dem Monitor. Ich stelle da 20 oder 25 Minuten ein und versuche in der Zeit absolut konzentriert an einer Aufgabe (oder mehreren kleinen Aufgaben nacheinander) zu arbeiten. Und dann 5 Minuten Pause zu machen. Und wieder 20-25 Minuten Monotasking. Das ist auch bekannt als „Pomodoro Technik“.

    Leider schaffe ich es nicht, meinen Schreibtisch im Job aufgeräumt zu haben. Mindestens ein oder zwei Stapel Papier (noch zu erledigende Aufgaben) liegen da irgendwie immer herum. Das ist ein krasser Gegensatz zu meinem zuhause, wo es ziemlich aufgeräumt und minimalistisch aussieht.
    Hast du da einen Tipp?

    Grüße!

    1. Hallo Julia,

      vielen Dank für deinen Kommentar. Mit den Papierstapel hatte ich anfangs auch zu kämpfen. Meine Lösung ist ein großer Büroschrank, der wenige Schritte vom Schreibtisch entfernt steht. Dieses haben ich mal so richtig aufgeräumt, so dass Platz für 2 Ablagen war (komisch ich habe auch immer zwei Stapel). Anschließend habe ich genau diese zwei Ablagen dort hin verbannt und der Schreibtisch ist leer. Das nicht-mehr-sehen-und-wegschließen hilft gewaltig. Vor allem muss ich am Tag ein paar Mal aufstehen und zum Schrank und zurück laufen. Fitness im Büro 🙂

      Ordentliche Grüße vom

      Christian

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