mitarbeiter gespräch tipps

Wie ein mickriger Gladiator wurde ich in die Arena geführt. Man nannte diese Arena Glaskasten. Ein Quadrat aus Glas im Großraumbüro. Umzingelt von Mitarbeitern, geschützt von einer fünf Zentimeter Glaswand, ging es in die Schlacht. Meine Chefin mit einer Mappe, ich mit einem unsichtbaren Rucksack voller Angst, wir saßen uns gegenüber. Sie eröffnete mit einer Mitarbeiter-Performance-Kennzahl die nicht im Zielbereich war. Ich ging in der ersten Runde K.O. obwohl alle anderen Zahlen stimmten. Die Kollegen beobachteten die Schlacht und waren froh, dass sie nicht in der Glasarena saßen. Diesen Überlebenskampf nannte man Mitarbeitergespräch.

Zwölf Jahre später bin ich der Chef und gehe ins Gespräch mit meinen Mitarbeitern. Über die Zeit  habe ich gelernt, dass diese Gespräche ein sehr machtvolles Mittel sind. Nicht um den Mitarbeiter zu belasten oder ihn seine Fehler aufzutischen, sondern um ihn zu fördern und zu motivieren. Es fällt auch heutzutage oftmals noch ein falsches Licht in die Arena, welche zum Glück nicht mehr aus Glas ist. Schade, denn diese Gespräche können extrem viel zum Erfolg des Einzelnen und somit zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Ich möchte dir im heutigen Beitrag einige meiner Erfahrungen vermitteln. Sie sollen dir helfen das Thema richtig anzugehen und somit zu einem kraftvollen Werkzeug zu machen. Natürlich habe ich ein paar Tipps für Chefs und ein paar für Mitarbeiter. Wer clever ist, liest alles … so weiß er mehr von der Gegenseite. (schmunzel)

Warum Mitarbeitergespräche führen?

Dass es ohne individuelle Gespräche geht, konnte ich auch eine ganze Zeit erleben. Es wurden Performance-Zahlen an die Abteilung und die Mitarbeiter geschickt, welche einen guten Überblick über qualitative und quantitative Werte gaben. Täglich gab es diese Statistiken. Schon damals vermisste ich das direkte Gespräch mit meinem Vorgesetzten. Es gibt immer wieder Dinge zu besprechen und das Feedback der eigenen Leistungen ist (über)lebenswichtig.

Ich hatte einmal gelesen, dass selbst negative Aufmerksamkeit (Tadel, Kritik, …) immer noch besser von der Psyche des Menschen empfunden wird, als ignorieren. Keine Mitarbeitergespräche zu führen bedeutet Ignoranz. Ein Mitarbeiter möchte als Individuum gesehen werden, nicht als Fließband-Arbeitskraft. Ein gutes Gespräch ist für beide Seiten eine WINWIN-Situation. Ich möchte dieses Mal an einem praktischen Beispiel erklären:

Jürgen arbeitet in der Verkaufsabteilung. Das Weihnachtsgeschäft steht vor der Tür, Zeit für ein Mitarbeitergespräch ist nicht wirklich übrig. Dennoch wird das Gespräch geführt. Dabei stellte sich heraus, dass im täglichen Geschäft die Kunden die Preise mit dem Smartphone direkt bei einem großen Online-Versandhändler vergleichen. Anschließend wird Jürgen mit diesen Preisen konfrontiert, da sie meist niedriger sind. Ich denke diese Situation kennen viele Einzelhändler. So fiel es Jürgen nicht nur schwer zu argumentieren, sondern er versuchte mit viel unkoordinierter Redearbeit den Kunden zu überzeugen bei ihm zu kaufen. Dies gelang in den wenigsten Fällen. Das frustrierte ihn nicht nur, sondern belastete auch seinen Umsatz.

Dies wurde im Gespräch herausgefunden und gemeinsam entwickelte man eine Strategie wie Jürgen in diesen Situationen besser zurecht kommt. Ein Mix aus guten Argumentationen und Einwand-Behandlung wurde ihm als Werkzeug mitgegeben. Das Mitarbeitergespräch war komplex und dauerte über eine Stunde. Zeit die im Vorweihnachtsgeschäft nicht übrig ist.

Das Resultat nach dem Gespräch war, dass Jürgen in diesen schweren Situationen einen Plan und eine gute Vorgehensweise hatte. Sie sorgte dafür, dass er nicht unnötige Zeit mit unwirksamen Argumenten verbrauchte, sondern auch mehr verkaufte. Zusätzlich fühlte er sich in seiner Arbeit sicherer und war deutlich motivierter. Die kosten des Gespräches (Zeit ist schließlich Geld) rechneten sich schon in der ersten Weihnachtswoche. Und was noch wichtiger war. Jürgen war nicht nur sicherer und motivierter, sondern zufriedener in seinem Job.

Genau dies kann ein gutes Gespräch erreichen. Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit, sowie eine bessere Performance für das Unternehmen. Während ein falsch geführtes Mitarbeitergespräch Geld kostet, kann ein gutes Meeting das Unternehmen (und den Mitarbeiter) reich(er) machen. Verstanden? Ja – dann gibt’s jetzt die Tipps für die Chefs.

Tipps für den Chef

Als Vorgesetzter hast du eine besondere Verantwortung gegenüber dem Mitarbeiter, da du seine Weichen stellen wirst. Ob der Zug in den Erfolgsbahnhof oder in den Sackbahnhof einfährt entscheidest du Großteiles. Deshalb meine Tipps für dich ein effektives Gespräch zu führen.

Das Gespräch wertschätzen

Vergiss niemals, dass dein Gegenüber der Mensch ist, der für dich arbeitet, deinen Erfolg mit trägt. Ein respektloses Verhalten schadet somit nur dir als Chef. Deine Zeit im Mitarbeitergespräch ist genau so wertvoll wie seine. Zur Wertschätzung gehören ein paar grundlegende Dinge. Sorge dafür, dass die Gesprächsumgebung dem Mitarbeiter seinen Wert zeigt.

  • Dazu gehört ein Raum, der ein ungestörtes Gespräch zulässt. Er sollte es nicht hergeben, wie der Glaskasten von früher, dass Schaulustige oder andere Kollegen an dem Gespräch teilhaben können.
  • Sorge dafür, dass dein Gegenüber vorher eingeladen wird, Zeit hat sich auf das Gespräch vorzubereiten. Nichts ist verwerflicher als mit einer Übermacht der Vorbereitung, den Mitarbeiter ganz spontan ins Gespräch zu ziehen.
  • Achte zusätzlich darauf, dass es ein Gespräch wird und nicht ein Chef-Monolog.

Beobachtetes Verhalten

Aus meiner Sicht DER größte Fehler, der immer noch gemacht wird, ist es den Mitarbeiter mit seinen Zahlen zu konfrontieren. Anzahl der Verkäufe, Kundenzufriedenheitswerte oder eine Quantitätsauswertung – in Zahlen präsentiert wird in den seltensten Fällen eine Hilfe für den Mitarbeiter sein. „Deine Verkaufsquote liegt 4 Prozent hinter den Anforderungen.“, ein Satz der nicht viel bewegen wird.

Betrachte den Mitarbeiter als Mensch zu betrachten und mache dir ein Bild von seiner Arbeit, wie er sie tut. Sein Verhalten führt immer zu diesen Werten. So ist es besser mit dem Gesprächspartner über seine Taten zu sprechen. Angenommen du hast festgestellt, dass im täglichen Kundenkontakt die „verlängerte Servicefrage“ („Kann ich noch etwas für Sie tun?“)nicht gestellt wird, dann ist dies ein Verhalten welches durch eine Verbesserung sich in den Zahlen wieder spiegelt.

Deine Aufgabe sollte es nicht sein schlechte Zahlen zu suchen zu fragen wie diese verbessert werden. Sondern optimierungswürdiges Verhalten zu finden und zu Wissen auf welche Werte dies positiven Einfluss hat.




Stärken vs. Schwächen

Konzentriere dich beim Verbessern des Verhaltens des Mitarbeiters auf seine Stärken. Dinge bei denen der Mitarbeiter auch selbst sieht, dass es eine Förderung für ihn darstellt. Ein Mensch der seine Stärken weiter entwickelt, ist auf Dauer motivierter und bekommt seine Schwächen eher in den Griff, als Umgekehrt. Ein immer auf die Schwächen gehen, demotiviert und schwächt im schlimmsten Fall seine Stärken.

Setzen Von Zielen

Ein kribbliges Thema ist die Zielsetzung. Ich denke jeder Leser kann die S.M.A.R.T – Formel, welche beschreibt, dass Ziele spezifisch messbar, attraktiv, realistisch und termingebunden sein sollen. Nichtsdestotrotz wird hier aus Chef-Sicht der Fehler gemacht diese zu offensiv zu definieren.

Ich empfehle die Defensiv- Offensiv-Methode.  Möglicherweise gibt es diese Vorgehensweise unter einem anderen Namen, ich nenne sie einfach mal so. Bei dieser Methode geht es darum die Ziele der „Chefs“ mit denen der Mitarbeiter clever zusammenzubringen. Am besten lässt sich dies an ein Beispiel erklären.

Paul hat Probleme mit der Konversion-Rate. Nur jeder fünfte Besucher seines Geschäfts kauft nach seiner Beratung etwas, macht 20 Prozent Kaufkunden. Das endgültige Ziel liegt bei 30 Prozent. Nachdem einige Verbesserungen im Verhalten besprochen wurden, heißt es sich dies in Zahlen zu definieren. Nun soll Paul selbst mit einschätzen wo seine Werte liegen, wenn er die Maßnahmen umsetzt. Er hält 24 Prozent für gut machbar. Du definierst anschließend ein defensives und offensives Ziel.

Mitarbeiter führen Ziele setzen

Das defensive Ziel liegt unter Pauls Ziel. Es ist dadurch noch einfacher zu erreichen und dies motiviert extra. Wenn der Mitarbeiter ein Ziel erreichen soll, welches einfacher als das selbst gesetzte ist, dann glaubt er noch mehr daran es zu erreichen. Glauben versetzt Berge. Das offensive Ziel ist etwas höher als Pauls Ziel, doch nicht zu weit entfernt. Besonders Mitarbeiter mit Ehrgeiz werden versuchen dieses zu erreichen und entsprechend zu handeln. Das Endziel sollte immer mit visualisiert werden, damit dies auch bekannt ist.

Im späteren (Auswertungsgespräch) gibt es folgende Szenarien:

  • Bis 22,9 Prozent erreicht: Der Mitarbeiter wird sich peinlich berührt fühlen, da er das defensive Ziel (welches niedrige als „Pauls“ Ziel war) nicht erreicht hat.
  • 23 bis 25,9 Prozent: Er hat das Ziel erreicht, ist weiterhin motiviert und „ready for more“. Gleichzeitig ist das Ziel offensives Ziel zum Greifen nah
  • 26 bis 29,9 Prozent: Der Mitarbeiter ist stolz, da er sein kleines, sein eigenes und das größere Ziel geschafft hat. Gleichzeitig begreift er, dass das Endziel gar nicht mehr so weit weg ist.

Ziele sollten motivierend sein und mit dieser gesplitteten Vorgehensweise schaffst du mehrere Motivationsstufen, vermeidest unnötige Demotivation

Zeit – Motivation – Lobgespräch

Nutze das Gespräch immer um zu motivieren. Ich habe mir vorgenommen, dass der Mitarbeiter motiviert aus jedem Gespräch gehen soll, wenn möglich mit einem Lächeln auf den Lippen. Das gelingt mir sehr gut. Vor allem sind die Ergebnisse und Erfolge danach deutlich besser (für beide Seiten). Sollten alle Werte stimmen und das Verhalten auch, dann führe dennoch regelmäßige Gespräche. In dem Fall sind es Lobgespräche und diese müssen auch stattfinden um zu zeigen, dass man gesehen wird, eine Art von Wertschätzung.

Lese-Tipp: In der Kommunikation als Vorgesetzter muss dir jederzeit bewusst sein, was du darfst und welche Regeln und Gesetze du keinesfalls überschreiten solltest. Hier kann ich dir wärmstens das Buch Was Chefs nicht dürfen (und was doch): Die wichtigsten Fragen und Irrtümer rund ums Arbeitsrecht* empfehlen. Natürlich ist dies Buch auch für Mitarbeiter interessant, die wissen möchte was sich der Chef leisten kann. (schmunzel)

Tipps für den Mitarbeiter

Mitarbeiter haben immer noch „Angst“ vor diesen Gesprächen, völlig unbegründet. Ich möchte dir ein paar Tipps geben, damit sich das Gespräch auch für dich lohnt.

Gespräch als etwas Positives sehen

Gehst du bereits mit negativen Gedanken zum Chef, dann kannst du wissen, dass deine Erwartung erfüllt wird. Solltest du nichts Schlimmes „verbrochen“ oder dich daneben benommen haben, dann habe keine Angst und gehe optimistisch ins Gespräch.

Erwarte Lob und Kritik, welche dich dazu bringen wird deine Arbeit besser zu machen. Oftmals werden dir Dinge aufgezeigt, welche du nicht bemerkst im täglichen Arbeitsablauf. Ein guter Chef wird dir nicht sagen, was du falsch machst, sondern was du besser bzw. richtiger machen kannst.

Ich habe noch einen Geheim-Trick. Nimm immer etwas zu trinken mit. Manchmal wird dir dein Chef Fragen stellen, die du nicht auf Anhieb beantworten kannst. Trinke in dieser Situation einen Schluck um dir Bedenkzeit zu verschaffen. Das wirkt viel professioneller als fünf Sekunden lang rumzustammeln. Bei Gesprächen mit meinen Chef funktioniert das wunderbar. Besonders da mein zweiter Gedanken immer der bessere ist. (schmunzel)

Feedback fordern

Ein „Recht“ welches du unbedingt nutzen solltest, ist Feedback einzufordern. Diese Informationen über dich und deine Arbeit bringen dich am besten weiter. Oft werden durch die rationale Betrachtung deines Chefs blinde Flecke aufgedeckt, Dinge die du sonst nie selbst an dich sehen würdest. Du kannst ihn ruhig löchern mit beispielsweise:

  • Worin sehen sie meine Stärken?
  • Sind sie aktuell zufrieden mit meiner Arbeit?
  • Sehen sie mögliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten?
  • Wenn ich eine Sache besser machen sollte, welches wäre die Wichtigste?
  • Wo sehen Sie mich im Team?

Auf diese und ähnliche Fragen sollte der Chef gute Antworten geben. Anderenfalls zeigt er dir, dass sein Interesse an dir als wertgeschätzte Arbeitskraft nicht wirklich hoch ist. Besonders in dieser Gesprächsphase in der es um dein Feedback geht, ist es nicht verboten auch dem Chef ein Feedback zu geben, natürlich konstruktiv.

Grundsätzlich solltest du nach jedem Gespräch etwas mehr von dir wissen und Erkenntnis erlangen, was du gut tust bzw. wie du mit deinen Mitteln souveräner deinen Job machen wirst.

Förderung einfordern

Chefs fordern im Endeffekt immer eine Verbesserung von dir. Ob Verkaufszahlen, Kundenkontakte oder mehr zufriedene Kunden. Doch wer fordert muss auch fördern. Sollte dein Vorgesetzter eine Optimierung deiner Ergebnisse wünschen, du das Gefühl haben, dass es nicht so einfach wird … dann fordere Unterstützung ein.

Paul sollte ja wie bereits erwähnt seine Konversion-Rate verbessern. Einfach nur ein neues Zahlenziel zu setzen macht ihn nicht erfolgreicher. Er weiß nicht wie er an die Sache herangehen soll. Und an dieser Stelle kannst du es dem Paul gleich machen, Hilfe einfordern. „Lieber Chef, ich möchte gern die Ziele erreichen, mir fehlen Punkte an denen ich ansetzen kann. Möglicherweise hilft mir ein kurzes Training um auf den aktuellen Stand zu sein. Gibt es an der Stelle Hilfe für mich?“.

Hier ist auch dein Chef in die Pflicht genommen. Solltest du deine Ziele mittelfristig nicht erreicht haben, jedoch auch keine notwendige Unterstützung bekommen haben, dann kannst du dies deinem Chef vorhalten. „Es wurde mir versprochen ein kurzes Training zu bekommen. Das hat nicht stattgefunden und so war es mir nicht möglich wie geplant die Ziele zu erreichen.“

Hab keine Angst noch Förderung zu fragen, denn ein guter Chef sollte sich dieser Wichtigkeit bewusst sein.

Ehrlich sein (mit den gesetzten Zielen)

Oft sagen Mitarbeiter, dass was der Chef hören möchte, verbiegen sich mit Unehrlichkeit. Ehrlichkeit findet immer mehr Zuspruch, auch wenn sie intensiv sein kann. Ich kenne Mitarbeiter, die nur ihren Job machen wollen, Ziel erreichen und nicht mehr. Nicht jeder muss sich dauerhaft verbessern und zur Überarbeitskraft werden.

Es hilft den Angestellten dies offen zu kommunizieren und es hilft den Chef. Eine klare Kommunikation der eigenen Ziele schützt auch von zu hohen Erwartungen, senkt den Stresslevel des Mitarbeiters. Besonders in Situationen in denen du einschätzen sollst was du schaffen kannst, sei realistisch und ehrlich. Wenn Paul sagen würde er schafft eine Konversion-Rate von 40 Prozent und er weiß schon innerlich, dass es nicht möglich ist, dann ist Unmut für beide Seiten vorprogrammiert.

Sei ehrlich im Gespräch und schätze dich ehrlich ein.

Spreche nicht negativ über Andere

Manchmal kommt man im Mitarbeitergespräch an den Punkt, an dem  auch über andere Kollegen gesprochen wird. Hier ist es angebracht nicht über diese zu hetzen oder sich auszulassen. Die Art wie du über andere Kollegen sprichst, sagt auch sehr viel über dich aus. Je schlechter du sie machst, desto mehr belastest du dich selbst.

Rationale Fakten, emotionslos vorgetragen ohne zu viel Wertung finden eher Zuspruch. Ich kann mich aus Chef Sicht an einige Gespräche erinnern, bei denen der Mitarbeiter sein gutes Bild zerstört hat, weil er an einer Stelle sehr hart und schmerzfrei über seine Kollegen hergezogen ist. Fünf Minuten später im Büro war dann wieder alles eine heile Welt. Wer sagt mir dass dieses Verhalten (herziehen und dann heile Welt) nicht auch mit mir als Chef abgezogen wird?

Denke immer daran, das Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch in dem es um dich, deine Förderung und deine Zukunft geht. Da ist ein auskotzen über andere Kollegen fehl am Platz und wertet dich im schlimmsten Fall als Mensch ab.

Lese-Tipp: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben oft das Gefühl, den Macken ihrer Vorgesetzten hilflos ausgeliefert zu sein. Konkrete Lösungsvorschläge für 17 typische Krisensituationen im Alltag bekommst du mit einer großen Portion Humor im Buch Wenn mein Chef Chef spielt: Ein Survival-Guide für Angestellte*.

Zusammenfassung

Es gibt noch viele weitere Tipps und Tricks (möglicherweise gibt es noch eine Fortsetzung?), doch ich hoffe, du hast heute einige Inspirationen und Strategien für dein nächstes Gespräch bekommen. Als Mitarbeiter oder als Chef – nutze diese Zusammenkünfte immer um für beide Parteien eine WINWIN – Situation zu schaffen. Das ist möglich, motiviert und bringt alle Beteiligten etwas. Ein zahlenbelasteter Gladiator Kampf ist heute unnötig, nicht mehr zeitgemäß.

Viele WINWINs wünscht dir

Christian

PS: Wenn du meine Arbeit unterstützen möchtest, interessiert beim Thema Mitarbeiterführung bist, dann wirf unbedingt einen Blick in folgende Bücher. Bei einer Bestellung unterstützt du ohne eigene Nachteile www.selbst-schuld.com

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