Zeitmanagement extrem Fünf tickende Möglichkeiten für mehr Lebenszeit

Sich mit Zeitmanagement beschäftigen, ist keine Zeitverschwendung. Lässt du das Thema hingegen Links liegen, dann verschimmelt ein Teil deiner Zeit. Möchtest du Schimmel in deinem Leben? Nein? Dann bist du in diesem Beitrag richtig. Hast du etwas Zeit für mich? Dann schreibe ich ein paar Tipps für dich.

Lebenszeit zu managen, ist einfach. Herunter gebrochen auf die elementaren Punkte, habe ich meine langjährigen Erfahrungen in den letzten Monaten umgesetzt. Ich bin sehr zufrieden. Oft ist viel Tag nach Erledigung aller geplanten Aufgaben übrig. Ein Luxus-Problem? Nein. Wir haben alle 24 Stunden pro Tag. Der Unterschied liegt darin, wie du sie nutzt. Hier kannst du zwischen zwei Zuständen unterscheiden.

Zustand Arbeit: ist die Zeit, die du verbringen musst. Alle Dinge, um die du nicht herumkommst, gehören dazu. Dein Job und die Wartung von Haus und Haushalt sind zwei bekannte Vertreter. Diese Zeit gilt es zu verringern oder zu optimieren

Zustand Leben: ist die Zeit, wie du sie verbringen willst. Leben, Freizeit, Quality-Time. Diese Zeit gilt es zu erhöhen. Verstanden? Okay, dann brauchst du nur noch folgende fünf Regeln anzuwenden.

1.) Fünf Minuten, die zu großen Erfolg werden

Der größte Denkfehler im Rahmen eines extremen Zeitmanagements ist zu denken, dass wenig Zeit nichts wert ist. Wie oft höre ich:

„Es lohnt sich nicht mehr damit anzufangen“

WOW. Was für ein Lebenszeit-Killer-Satz. Stell dir vor dir möchte Jemand ernsthaft fünf Euro schenken. Sagst du dann: “Ich verdiene im Monat 2.000 Euro. Die fünf Euro lohnen sich nicht.“. Nein – im innersten hoffst du, dass dir jeden Tag fünf Euro geschenkt werden. Das macht immerhin 1.825 Euro pro Jahr.

Bei der Zeit gilt dieses Prinzip. Hier lassen die meisten Menschen über ihr Leben lang ganze Jahre verschimmeln.

Jede Minute ist gleich viel wert. Egal ob am Stück oder einzeln.

Drei Beispiele kurze Zeiten zu nutzen:

  • Ich nutze jede unnütze Wartezeit, um den Lappen in meiner Wohnung zu schwingen. Angenommen ich bin verabredet und habe noch fünf Minuten bis ich abgeholt werde, dann wird in dieser Zeit Ordnung geschafft. Das klingt verrückt. Wenn du mal den ganzen Tag diese kurzen Wartezeiten addierst, dann kommt da einiges zusammen. Auch wenn ich kein Fernsehen mehr schaue: Wenn du jede Werbepause für ein paar SitUps oder zum Putzen nutzen würdest, dann hättest du schnell einen Waschbrettbauch und eine blitzblanke Wohnung.
  • Habe in deinem Business immer eine Aufgabe, die erledigt werden kann. Angenommen du musst ein paar Mal täglich warten, bis sich alle Teilnehmer in einen Conference Call einwählen. Es gibt bestimmt eine sinnvolle Aufgabe für diese 120 Sekunden. Und wenn es „nur“ das Führen eines Erfolgs-Journals ist.
  • Verbringe tote Lebenszeiten damit dich geistig weiter zu entwickeln. Kauf dir beispielsweise die Audio-Version von Tony Robbins Power-Prinzip*, lege sie in deinen Auto-CD-Player und immer wenn du fährst, entwickelst du dich weiter. Hörbücher gehören genauso wie PodCasts in die Zeit, in der du nicht viel denken musst. Putzen, Aufräumen, Warten auf der Behörde, …

Somit liegt das Geheimnis des extremen Zeitmanagements darin, die kleinen Zeitstücke zu nutzen um mit Zustand Arbeit schneller fertig zu werden bzw. den Quality-Anteil zu erhöhen. „Es lohnt sich nicht was zu tun…“ gilt nicht mehr.

2.) Die ToDo-Blockliste

Ich habe lange nach einer effizienten Möglichkeit gesucht meine Aufgaben zu verwalten. Sie sollte kinderleicht sein und dennoch dafür sorgen, dass ich nichts vergesse. Kombiniert mit der voraussichtlichen Dauer brauchte ich eine einfache Lösung. Lösungen wie Mindmaster und Co hatte ich bereits probiert. Leider waren sie nicht mein Ding.

Hier siehst du einen Auszug aus meiner ToDo-Blockliste. Sie ist stark fokussiert auf die Aufgaben neben meinem normalen Job. Im Grunde siehst du hier:

  • Die komplette Wochen-Übersicht
  • Links die sich aufsummierende Dauer der Aufgaben
  • Jeden Tag die Aufgabenblöcke (das sind Aufgaben, die ich regelmäßig durchführe um diesen Blog und mein Zukunftspläne zu verwirklichen)
  • Dazu kommen die Tasks, welche einmalig oder nicht regelmäßig anfallen
  • Die Größe des Blocks beschreibt die voraussichtliche Dauer der Aufgabe. An die Zeit halte ich mich relativ strickt. Ideen-Geber dafür ist die altbewährte Pomodoro-Technik

Die Funktionsweise ist sehr simple. Ich schaue Frühs in meine Blöcke und checke ab, wie viel Zeit ich grad zur Verfügung habe. Dann geht’s los. Habe ich nur noch fünf Minuten, dann geht’s in die Interaktionszeit. Bleibt mir eine halbe Stunde, dann wird der Blogbeitrag geschrieben.

Immer wenn ich ein Zeitfenster frei habe, dann schaue ich, was ich direkt erledigen kann. Es muss nicht nach Reihenfolge vorgegangen werden, da alle Blöcke so wichtig sind, dass sie am Tagesende abgehakt werden müssen.

Ich denke, das sieht für dich jetzt erst mal gar nicht so spektakulär aus. Seitdem ich diese ToDo-Blockliste nutze, bin ich mit meinen Aufgaben deutlich schneller fertig. Es ist meist noch viel Tag über.

Das Besondere daran ist, dass ich zwei Prinzipien dieses Beitrages gnadenlos realisieren kann. Jede Minute (bis zum Feierabend) wird genutzt. Weiterhin bin ich extrem fokussiert in der Zeit. Vielleicht kennst du diesen Effekt: Das Telefon klingelt und es kündigt sich Besuch an. Deine Wohnung sieht aus, als hätte eine Bombe eingeschlagen. Du hast 20 Minuten. In dieser Zeit brennt dein Fokus und deine Wohnung wird sehr effizient „optimiert“.

Eine Zeitbegrenzung für eine Aufgabe sorgt dafür, dass sie effizient erledigt wird.

Drei weitere Vorteile der ToDo-Blockliste:

  • Durch die Addition der Dauer aller Aufgaben pro Tag ist sicher gestellt, dass nicht zu viel Zeit „verarbeitet“ wird und ein verdienter Feierabend übrig ist.
  • Große Tasks (Blog-Beitrag schreiben) werden in kleine Stücke und auf mehrere Tage unterteilt. Das Prinzip der kleinen Schritte ist ein Turbo für Effizienz.
  • Oft bin ich sehr früh mit allen Aufgaben des Tages fertig und greife mir eine weitere Aufgabe vom nächsten Tag oder vom Wochenende. Das sorgte in letzter Zeit dafür, dass die Wochenenden sehr lässig waren.

Falls du Interesse an einen separaten Beitrag zu der ToDo-Blockliste hast, dann lass es mich wissen. Dann gehe ich gern ins Detail und erkläre einige weitere noch nicht beschriebene Dinge.

3.) Tageshochs nutzen

Jeder Mensch hat seine starken Zeiten. Zeiten in denen du produktiv, wach und effizient bist. Ein grober Fehler, der immer noch passiert, ist sich dessen nicht bewusst zu sein. Bekannt als Leistungskurve solltest du dieses Wissen nutzen.

Der erste Leistungs-Peak ist bei den meisten Menschen zwischen 8 und 10 Uhr morgens. Diese Zeit kann bei jedem ein wenig verschoben sein (Frühaufsteher vs. Langschläfer). Deine Aufgabe ist es diesen ersten Peak bewusst zu nutzen. Sollte dein Hoch zu dieser Zeit sein, dann ist es pure Verschwendung, wenn du Dinge durchführst wie:

  • Auf dem Weg zur Arbeit im Stau stehen
  • Ein Frühstück mit den Kollegen machst
  • In diesem Zeitintervall mit anderen Menschen deinen letzten Tag und die Nachrichten auswertest

Das zerstört deine Effizienz gewaltig und sorgt automatisch dafür, dass die eigentlichen (wichtigen) Aufgaben in einem tief bewältigt werden.

Das macht absolut keinen Sinn.

Deine Aufgabe ist es deine Leistungskurve zu finden und sie bewusst auszunutzen. Vormittag und Nachmittag. Natürlich ist es nicht jeden Tag möglich. Wenn du beispielsweise ein wichtiges Meeting in einer Tief-Zeit hast, dann musst du da durch (wenn du es nicht verschieben kannst).

Ich kann mich erinnern, dass wir jahrelang ein wöchentliches Manager-Meeting immer Donnerstags um 13:00 Uhr hatten. Direkt nach dem Mittag im Suppen-Koma wird die Kreativität nicht hoch sein. Einige Teilnehmer brauchten hier eher Streichhölzer für die Augen. (schmunzel)

Nutze also deine starken Phasen bewusst für wichtige Sachen, die Aufmerksamkeit erfordern oder dich voranbringen sollen. Wenn du diese Zeit dann noch mit vollem Fokus begegnest, dann hast gewonnen. Und schon sind wir beim nächsten Thema …

4.) Fokus

Der wichtigste Faktor, um in deinem Zeitmanagement überhaupt erfolgreich zu sein, ist Fokus. So wie eine Lupe mit gutem Fokus aus Sonnenlicht ein Feuer entfachen kann, wirst du in deinem Erfolg brennen. Und das meine ich positiv. (schmunzel)

Hin und Her macht deine Zeit-Taschen leer

Angelehnt an einer Börsenweisheit, empfehle ich dir so wenig wie möglich hin und her zu spielen. Stell dir vor: Du bist dabei eine Aufgabe zu erledigen. Normalerweise dauert die Bewältigung zirka eine Stunde.

Dann verlierst du deinen Fokus. Eine Messanger-Nachricht lenkt dich ab. Sie wird schnell beantwortet. Dauert ja nur ein paar Sekunden. Anschließend arbeitest du weiter. Einige Minuten später fällt dir ein, dass du kurz die Nachrichten checken willst. Geht ja schnell.

Dabei stößt du auf eine interessante Überschrift, der dein Klick-Finger nicht widerstehen kann. Schwups bist du im Artikel, in dem auch noch ein klickenswürdiges YouTube-Video eingebettet ist. Und Schwuppdiwupp schaust du ein zehn-minütiges Video.

So oder ähnlich sieht der Anti-Fokus bei vielen Menschen aus. Mir ging es früher ähnlich. Leider ist das Resultat eines solchen Verhaltens, dass deine Aufgabe erst nach zwei Stunden bewältigt wurde. Aus einem 8 Stunden Arbeitstag werden 16 Stunden. Arbeitnehmer sind mit ihrem Tagwerk unzufrieden. Selbstständige sitzen bis Mitternacht.

Die Tatsache sich nicht zu 100 Prozent einer Aufgabe zu widmen ist der größte Zeitfresser. Wenn du diese Art Ablenkungs-Krankheit in den Griff bekommst, dann heiße ich dich willkommen auf der erfolgreichen Seite des Zeitmanagement.

Deaktiviere alle Ablenkungen. Besonders Messanger und Soziale Netzwerke müssen ausgesperrt werden. Zusätzlich spricht nichts dagegen nicht erreichbar zu sein. Gehe nicht ans Telefon, wenn es nicht passt oder schalte sogar das Klingeln aus. Hast du eine Aufgabe zu erledigen, dann gibt es nur dich, die Aufgabe und ein wenig Musik im Hintergrund. Thats it.

Du kannst tatsächlich aus einem 8 Stunden Arbeitstag einen 4 Stunden-Tag machen, wenn du fokussiert bist und deine Arbeiten in Blöcken bewältigst. Hier die aktuellen drei Bestseller zum Zeitmanagement bei denen du einige Stunden zum Lesen brauchst … es sich jedoch mehrfach für dein Leben rechnet.

5. Wichtige Dinge kommen wieder

Besonders, wenn du vor Anfragen, Emails und Co überschwemmt wirst, musst du entscheiden: Was ist wichtig und dringend – was nicht?

Hier musst du lernen Müll liegen zu lassen. Führe dir immer die dinge vor Augen, welche wichtig sind. Angenommen du bist Blogger und verdienst damit deinen Lebensunterhalt, dann sollten deine Einnahmen und die Anzahl deiner organischen Leser zwei sehr wichtige Punkte sein.

Alles, was damit zu tun hat, muss zuerst bearbeitet werden. Andere Dinge wie allgemeine Anfragen zur Seite oder Leserkommentare kommen erst an Stelle zwei, oder drei (schmunzel). Mir passiert es beispielsweise öfter, dass ich Anfragen bekomme für Kooperation oder ob ich was testen kann … diese muss ich aus Zeitgründen erst mal liegen lassen. Manchmal bleiben sie in den Weiten des Postfachs für immer liegen.

Wenn dann einige Tage später die Nachfrage kommt, ob ich schon Zeit hatte die Anfrage zu lesen, dann weiß ich, dass es dem Absender wichtig ist. Die Chance, dass ich die Mail dann (richtig) lese, ist somit höher.

Einige Menschen haben Angst etwas Wichtiges zu verpassen. Glaube mir: Alle wichtigen Dinge finden immer den Weg zu dir, ob du es willst, oder nicht. (schmunzel)

Fazit: Es muss sich gut anfühlen.

Bei aller Zeitplanung steht ein wichtiges Detail im Vordergrund. Dein Zeitmanagement muss zu dir passen und sich gut anfühlen. Ich habe oft versucht bewährte Vorschläge nachzumachen um effizienter zu werden und kann dir sagen:

Was sich nicht gut anfühlt, wirst du nicht lange durchhalten.

Und was dadurch nicht zur Gewohnheit wird, bringt keinen Erfolg. Effizientes Zeitmanagement zusammengefasst beutet drei Dinge:

  1. Fokus und keine Ablenkung
  2. Das Wissen, welche Aufgaben du erledigen möchtest
  3. Jede Minute nutzen und nicht liegen lassen

Ich wünsche dir extrem viel Lebenszeit und effektive Arbeitszeit.

Christian

TIPP: Jetzt hast du erfahren, wie die deine Zeit effektiv managst, um mehr Zustand Leben genießen zu können. Wenn du jetzt noch wissen möchtest, wie du 10 Jahre länger leben wirst, dann klicke unbedingt in den Beitrag: Länger leben Tipps: Wie du zehn Jahre länger leben wirst.


Christian BaierÜber den Autor:

Über 700.000 Besucher haben diesen Blog in den letzten 4 Jahren besucht und mich auf meinem Weg zur persönlichen und finanziellen Freiheit begleitet. Trotz einfachen Angestelltenverhältnisses schaffe ich es, mir ein regelmäßiges monatliches (passives) Nebeneinkommen zwischen 1.000 bis 2.000 Euro aufzubauen. Clever INVESTIEREN, begeistert BLOGGEN und immer einen Blick in Richtung PERSÖNLICHKEITSENTWICKLUNG… das sind meine Werkzeuge und gleichzeitig die Themen auf diesem Blog. Erfahre hier, wie ich vom einfachen Bauernkind zum Investor wurde und schicke mir eine Nachricht, wenn du mit mir in Kontakt treten möchtest.

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