Motivierende Mitarbeitergespräche – Mein sieben Schritte Workflow + Tipps

Die Luft an geeigneten Bewerbern ist derzeitig so dünn, dass die Unternehmen nicht mehr atmen können. Es wird ihnen schwindlig. Wo vor einigen Jahren fünf Bewerber auf eine freie Stelle warteten, fühlt es sich im Jahr 2019 eher umgekehrt an. Niedrige Arbeitslosenquote und hoher Personalbedarf – eine giftige Kombination, welche Unternehmen dazu veranlasst sehr hohe Anstrengungen zu unternehmen und viel Geld zu investieren, um einen geeigneten Bewerber vom luftleeren Arbeitsmarkt zu gewinnen. Kann ein Unternehmen nicht im ersten Schritt dafür sorgen gute Bestands-Mitarbeiter zu halten? Immerhin arbeiten sie bereits für die Firma. Sollte ein Unternehmen nicht eine solche Mitarbeiter-Kultur bieten, dass diese Promotoren sind und dabei positiv nach (Dr)aussen auftreten?

Dabei geht es nicht darum am Monatsende einen „Zehner“ mehr in die Lohntüte zu pressen, sondern machen viele kleine Puzzle-Teile den Unterschied. Ein Teil davon sind die „klassischen“ Mitarbeitergespräche. Sie können den Unterschied zwischen einen dauerhaft motivierten und zukünftig innerlich (und zeitnah real) gekündigten Menschen ausmachen. Ich möchte dir heute einen Leitfaden für motivierende Mitarbeitergespräche an die Hand geben, der aus dem Gespräch eine WIN-WIN Situationen macht … mit all den enthaltenen Vorteilen.

Wer bin ich? Mein Name ist Christian Baier und ich führe seit knapp zehn Jahren ein Verkaufs-Team, welches für einen der weltweit größten Computer und Drucker-Hersteller arbeitet. Ich habe schon genügend Gespräche in den Sand gefahren und daraus gelernt. (schmunzel)

Mitarbeiter erfolgreich führen und motivieren – Wie geht’s?

Das wichtigste Grundprinzip

Im Wort Mitarbeitergespräch steckt die Lösung. Dabei ist sie so einfach wie auch schwer. Egal ob diese Zusammenkunft zehn Minuten oder zwei Stunden dauert – es muss ein Gespräch sein. Gespräch bedeutet, dass beide Parteien sprechen. Nichts ist schlimmer wie eine Mitarbeiter-Geschichte. Das heißt, dass nach der Begrüßung der Vorgesetzte einen langen Monolog hält und sein gegenüber immer wieder mit dem Kopf nach Unten nickt (um seine Augen auf zu halten). Solltest du als Chef mehr als zwei Drittel reden, dann kannst du dir danach überlegen was du falsch gemacht hast.

Denn du hast etwas falsch gemacht.

In dem Moment, wo ein Mitarbeiter nicht (freiwillig) redet, geht sehr viel Gesprächs-Kraft verloren. Die Nachhaltigkeit aus diesem Gespräch zielt Richtung Null. Gewonnen hast du in den meisten Fällen, wenn der Mitarbeiter beginnt Fragen zu stellen, selbst zu denken. (Ich weiß das klingt hart, doch hierbei geht es um das selbst denken zu dürfen). Wie in einem guten Verkaufsgespräch vermitteln Fragen Interesse. Und das Beste was dir passieren kann, ist wenn ein Mitarbeiter Interesse an seinem Gespräch hat. Dies ist ein Grundstein ist es am Ende eine WIN-WIN Situation für beide Gesprächsteilnehmer zu schaffen.

Im Buch „Wie man Freunde gewinnt: Die Kunst, beliebt und einflussreich zu werden“* von Dale Carnegie. konnte ich eine der wichtigsten Lektionen meines Lebens lernen, welche privat und beruflich sehr wirksam sind, gute Gespräche garantieren. Einfach die Tatsache, dass Menschen gern über sich reden und sich dabei besser fühlen half mir viele Gespräche erst zu Gesprächen zu machen.

Seien wir doch mal ehrlich. Meist sieht ein Gespräch wie folgt aus: Mitarbeiter und Chef begrüßen sich und anschließend beginnt ein wenig Smalltalk. Kurz darauf bringt der Chef seine Punkte an, welche er vorbereitet hat und der Mitarbeiter kann sich dazu äußern (wenn er auf die Schnelle Antworten parat hat). Ein erfahrener Vorgesetzter  schafft es dann den Mitarbeiter gekonnt mit Fragen dazu zu bekommen die im Gespräch besprochenen Punkte in Zukunft besser umzusetzen. Der Mitarbeiter geht meistens mit einer ToDo (und nicht ToWant) Liste aus dem Gespräch.

Es ist nicht nur wichtig selbst den Spielball des Gespräches zu treten, sondern muss auch der Mitarbeiter mitspielen. Wer hat den Ball? Diese Frage kann jedem Vorgesetzten im Mitarbeitergespräch helfen. Je mehr der Mitarbeiter mitspielt, redet, mitdenkt und agiert … desto besser. Die Aufgabe ist es somit deinem Gegenüber reden zu lassen und dafür zu sorgen, dass er mitmacht. Oft kannst du später daran anknüpfen. Du solltest einfach die richtigen Ankerpunkte greifen.

Natürlich besteht auch die Gefahr, dass das Gespräch zu einem Kaffee-Kranz verkommt (passiert mir immer mal wieder), doch hier bist du auch als Führungskraft gefragt im richtigen Moment zu stoppen und das Gespräch wieder in die richtige Richtung zu lenken.

Ich möchte dir nun meine sieben Schritte vorstellen, die sich in klassischen regelmäßig stattfindenden Gesprächen als ein guter Workflow für mich herausgestellt haben. Möglicherweise bekommst du dadurch ein paar Gedanken oder Inspirationen für deine nächsten Gespräche mit auf den Weg. Natürlich kannst du den kompletten Workflow übernehmen. Das passiert dann auf eigene Kaffee-Kranz-Gefahr.  Bevor es los geht meine zwei uneingeschränkten Empfehlungen zum Thema Mitarbeiterführung und Gespräche. Mit den angewandten Informationen aus diesen zwei Büchern wirst du dich selbst um mehrere Stufen weiter entwickeln. Naja, jedenfalls ging es mir so. Deshalb meine Empfehlung. Klick dich rein und schau ob dich die Infos dazu ansprechen.

Los geht’s endlich (schmunzel)

Check die Lage

Nach einem sehr kurzen Smalltalk ist es wichtig für dich sich einen Gesamtüberblick über die Gesprächssituation zu machen. Den Raum lüften, Stühle hinstellen und ein Keks-Teller – das war gestern. Nicht jeder Tag ist für den Mitarbeiter gleich und es gilt zuerst den Gesprächs-Kompass auszurichten. Um die Lage zu checken benötigst du eine offene Frage, wie sie offener nicht sein könnte.

„Wie läuft es (derzeitig)?“

reißt dir die Türen in jede Himmelsrichtung auf. Dein Gesprächs-Kompass freut sich und du kannst mit aller Art Reaktionen rechnen. Von einem „Es geht“ bis hin zu einer Rede des Mitarbeiters über die verschiedensten Themen ist alles möglich. Das tolle an der (gefährlich) offenen Frage ist, dass in dem Moment du die Info bekommt, welche Themen dem Mitarbeiter wichtig sind. Es geht nicht einzig darum, was dir wichtig ist. Von Arbeitszeiten, Kollegen, Lohn-Themen kann alles in den Antworten Platz finden. Sehr oft reflektiert der Mitarbeiter sich bei der Beantwortung dieser Frage nicht selbst, sondern schildert gerechtfertigte Befindlichkeiten, auf welche er keinen Einfluss hat, die Verantwortung abgibt. Nachdem er sich etwas Luft gemacht hat, geht es darum die Kompass-Nadel in Richtung Mitarbeiter zu lenken. Selbstverständlich ist es gut sich die ersten Aussagen des Gegenüber zu merken, da sie später wichtig werden können.

Gut und Schlecht

Nach der offenen Frage kommen … richtig … geschlossene Fragen. An dieser Stelle des Gesprächs nutze ich oft.

Was gelingt dir derzeitig gut und was eher schlecht?

Natürlich ist diese Frage auf die Arbeit gerichtet und dient dem Zweck der Selbstreflektion. Selbstbild und Fremdbild werden hier zusammengebracht. Gleichzeitig wird hier der Spielball zum Mitarbeiter gegeben und er ist gefordert (weiter) zu denken. Was mache ich eigentlich? Was davon gelingt mir gut? Was eher nicht? Lasse an dieser Stelle deinem Gegenüber Zeit. Früher habe ich den Fehler gemacht bei den ersten Anzeichen, dass die Antwort zu schwer ist zu helfen. Das ist falsch. Der Mitarbeiter ist ein Mensch, der Denken kann und soll es an dieser Stelle auch. Sollte gar nichts kommen, dann ist immer noch die Unterstützung durch folgende Fragen möglich:

  • Was mach dir aktuell an deiner Arbeit Spaß (und was nicht)?
  • Wo sind deine Stärken und Schwächen?
  • Worüber freust du dich derzeitig auf Arbeit (und worüber nicht)?
  • Bist du mit deinen Ergebnissen der letzten Wochen zufrieden (oder eher nicht)?

Am Ende diese Gesprächsphase soll der Mitarbeiter selbstbewusst realisieren, dass er viele Dinge gut macht, jedoch auch erkennen, dass es Bereiche gibt, die mehr Focus benötigen. Sehr oft decken sich diese Bereiche mit den Dingen, die du als Chef auf dem Herzen hast und können später gekonnt aufgenommen werden.

Ziele des Mitarbeiters

Nun haben wir im Gespräch herausgefunden wie es läuft („Wie läuft es?“) und haben erkannt, wie sich der Gegenüber einschätzt („Was gelingt dir derzeitig gut und was eher schlecht?“). Das Wichtigste fehlt noch. Wir sollten schon wissen, was der Mitarbeiter selbst möchte. Es muss sich nicht mit den bisherigen Informationen decken. So abgedroschen die Frage:

„Was sind deine Ziele und dein Pläne für die nächste Zeit?“

klingt, so wichtig ist sie. Nur wenn du weißt, was er will kannst du ihn im Sinne seine Motivation und Entwicklungswünsche unterstützen. Oft ist fehlende Weiterentwicklung ein größerer Demotivator, als mehr Geld bringen kann. Die persönlichen Ziele des Mitarbeiters zu kennen, heißt den Mitarbeiter kennen.  Als Unterstützungsfragen kann ich folgende empfehlen:

  • Worauf möchtest du dich (gern) in den kommenden Wochen konzentrieren?
  • Gibt es etwas, worüber du dich freust, wenn du es erreichen kannst?
  • Hast du ein Jahres-Ziel?
  • Liegt dir eine Aufgabe/Arbeitsbereich am Herzen?

Beobachtungen und Auswirkungen

Nun greifst du dir den Ball und bist im Spiel. Schließlich soll das Gespräch eine WIN-WIN-Situation für beide Parteien sein, nicht ein Interview nachdem sich der Mitarbeiter (nur) gut fühlt. Schlussendlich möchtest du mit dem Gespräch auch etwas erreichen.

Schildere nun deine Beobachtungen, die du gemacht hast. Setze dies vor Zahlen und Werte. Einfache Bilderbuch-Beispiele  können sein:

  • „Ich habe festgestellt, dass du in den letzten Wochen immer sehr knapp und manchmal auch zu spät zum Arbeitsbeginn warst …“
  • „Ich habe bemerkt, dass du besonders bei Kunden, die nicht wohlhabend ausschauen, eine sehr magere Bedarfsermittlung für dein Verkaufsgespräch durchführst.“
  • „Mir ist aufgefallen, dass du beim Einräumen der Regale die ältere Ware nicht nach Vorn ziehst.“

Nachdem du deine Beobachtungen geschildert hast, erkläre welche Auswirkungen (aus deiner Sicht) das beobachtete Verhalten und die Taten des Mitarbeiters haben. Auswirkung auf seine Arbeitsergebnisse, die des Teams und der Firma. So wird verstanden, dass diese Handlungen Resultate nach sich ziehen. An dieser Stelle kannst du mit Zahlen (wenn sie auf das Verhalten zurückzuführen sind) unterstützen und damit zeigen, dass sein Verhalten auch wenn du nicht ständig darauf schaust, in Zahlen messbar ist.

Viele Vorgesetzte machen nun den Fehler und behalten den Ball und fahren mit einer „Belehrung“ darüber was zu verbessern ist fort. Doch dabei fehlt ein wichtiger Zwischenschritt.

Ergründe den Plan des Mitarbeiters

Egal was beobachtet wurde und der Mitarbeiter getan hat, in den meisten Fällen denkt er sich etwas dabei. Er macht es nicht um sich bzw. dem Unternehmen zu schaden. Deine Aufgabe ist es (mit dem Gegenüber) herauszufinden, was der Plan der Handlung war.

Mit einem plumpen „Was hast du dir dabei gedacht?“ katapultierst du dich ins Aus.

Das klingt oft vorwurfsvoll und schüchtert unnötig ein. An dieser Stelle musst du gute und vor allem motivierende Fragen nutzen. Beispiele dafür sind:

  • Ich kann mich in diese Situation nicht vollständig in dich hineinversetzen. Was ist deine Überlegung, wenn du die alte Ware nicht vor ziehst?
  • Gibt es etwas was dafür sorgt, dass du immer so knapp auf Arbeit kommst?
  • Wie ist deine Strategie in der Situation, wenn du …?

Ziel dieser Fragen ist es natürlich den Ball wieder zum Gegenüber zu spielen und heraus zu bekommen, was der Mitarbeiter denkt bzw. seine Gedanken sind. Du wirst überrascht sein, welche Ergebnisse dir die Antworten bringen. Natürlich ist es an dieser Stelle wichtig, dass du dich wahrhaft für die Gründe interessierst, du aus den Gedanken des Mitarbeiters lernen möchtest und damit ihn und dem Unternehmen helfen willst. Somit sind die Fragen in diesem Gesprächsteil elementar wichtig und brauchen ein wenig praktische Erfahrung, sowie Vorbereitung.

Alternativen und Verbesserungen finden

Deine Beobachtungen und Auswirkungen des Mitarbeiterverhaltens wurden erklärt, die Gedanken dazu von ihm erörtert und nun heißt es alles in eine Schüssel zu tun und kräftig zu rühren.  Die Frage ist nun, wie wir aus diesen beiden Grund-Elementen einen Konsens finden. Maßnahmen und Gewohnheitsänderungen, welche das beobachtete Verhalten verbessern und gleichzeitig mit dem Denken und der Mitarbeiter-Strategie zusammenpassen.

Auch hier sollte der Mitarbeiter mehrfach den Ball haben. Je mehr Input und Vorschläge von ihm kommen, desto höher ist dich Chance, dass das Besprochene umgesetzt wird. Oft wird an dieser Stelle ein ToDo List präsentiert, die sich der Chef ausgedacht hat. Rate mal wie nachhaltig das sein wird! Auch hier sind die Fragen elementar wichtig.

  • Hast du eine Idee, wie wir Beide diese Situation verbessern können?
  • Wenn du jetzt an meiner Stelle wärst, was würdest du vorschlagen bzw. erwarten?
  • Fällt dir eine (bessere) Strategie ein um zukünftig sicherzustellen, dass …?
  • Was müsste sich verändern, dass du … in höherer Qualität umsetzen kannst?

Wenn du alles richtig gemacht hast (und es gut läuft), dann bringt der Mitarbeiter selbst Vorschläge, welche das besprochene beobachtete Verhalten verbessern und den Plan des Mitarbeiters neu ausrichten. Diese Vorschläge und Möglichkeiten vom Gegenüber sind sehr wertvoll und sollten im letzten Schritt Anwendung finden.

Synchronisation und Erwartung

Zum Schluss des Gespräches wird es einfacher, da du dir den Ball nimmst und alles Besprochene noch einmal zusammenfasst. Hier ist es wichtig deine Erwartung klar auszusprechen (und zu dokumentieren). Im besten Fall ist diese Erwartung genau das, was beide Gesprächspartner erarbeitet haben und die Ideen des Mitarbeiters beinhaltet. Denn genau das ist das Ziel. Wenn dein Gegenüber selbst Vorschläge bringt, dann darfst du auch erwarten, dass er sie umsetzt, oder? (schmunzel) Er richtet seinen Plan neu aus.

Bonus-Tipp

Ich halte mich in letzter Zeit zu größten Teilen an diese sieben Schritte. Nach einigen Wiederholungen lernen die Mitarbeiter, wie ein Gespräch normalerweise abläuft und dabei passiert etwas Tolles. Sie haben sich an den Einstieg gewöhnt (Lage, Gut und Schlecht, Ziele) und kommen vorbereitet(er) zur Sache. Ab diesen Moment macht es wirklich Spaß, da beide Gesprächspartner auf gleicher Augenhöhe reden. Beide kommen vorbereitet zum Treffen und haben als Ziel die WIN-WIN Situation. Wenn sich das so eingespielt hat, dann überrasche ab und zu mit einem außergewöhnlichen Gespräch. Vielleicht mal nicht im Meeting-Raum sondern auf der Parkbank? Oder lasse den Mitarbeiter mal beginnen. Ich kann mich noch sehr gut daran erinnern, als ich mich mit meinem Mitarbeiter getroffen habe und einfach gesagt habe: „Heut fängst du mal mit dem Gespräch an.“. Es gibt viele Möglichkeiten zu überraschen und nutze diese um den Standard-Workflow aufzulockern.

Solltest du weitere Tipps brauchen um Mitarbeiter zu motivieren, dann kann ich dir den klick auf Karrierebibel empfehlen. Hier findest du 31 Tipps und Beispiele um Mitarbeiter zu motivieren.

Zusammenfassung

Wozu sind die ersten drei Bestandteile des Gesprächs gut? Diese Frage könnte jetzt aufkommen. Um Erfolg zu haben, sollten doch die letzten vier Punkte reichen, oder? Im Prinzip stimmt das, doch habe ich in der Vergangenheit viel erlebt und getestet. Dabei konnte ich zwei tolle Dinge herausfinden.

Zum einen werden beim Checken der Lage, Gut und Schlecht und den Zielen bereits Punkte angesprochen, die zu deinem beobachteten Verhalten passen bzw. führen. Zu dem Fakt, dass du den Mitarbeiter gut abholen kannst, schlägst du eine geniale Brücke.

Zusätzlich sorgt der längere Einstieg dafür, dass sich das Gespräch zu einem Gespräch entwickelt. Kein Monolog vom Chef, Kein nicht redender Mitarbeiter, gemeinsame Erkenntnisse und Ziele. Das ist eine wahrhafte WIN-WIN-Situation. Schließlich heißt es immer noch Führungskraft und nicht Vorgebungs- oder Befehls-Kraft, oder?

Ich hoffe, dass ich dich ein wenig inspirieren konnte und du den einen oder anderen Gedanken mitnehmen kannst. Hast du noch geniale Tipps für Mitarbeitergespräche oder zum Thema Führung? Na dann, immer her damit.

Nun bist du am Ball …

Christian

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